Descubra o MPS e como ele transforma custos variáveis de impressão em fixos e controlados. Otimize o parque de impressoras, melhore a gestão de suprimentos e acelere a digitalização de documentos na sua empresa.
A impressão é uma das fontes mais negligenciadas de custos variáveis e desperdício de tempo em uma empresa. A compra desorganizada de cartuchos e toners, a manutenção inesperada de impressoras e o volume excessivo de papel se somam a uma despesa operacional significativa e imprevisível. Além disso, a dependência do papel é um grande obstáculo para a eficiência e para o compliance com a segurança de dados.
Os Serviços Gerenciados de Impressão (MPS – Managed Print Services) são a solução estratégica que a Suticon oferece para transformar esse cenário. O MPS vai além da simples locação de impressoras: ele otimiza o parque de equipamentos, automatiza a reposição de suprimentos e integra a impressão ao fluxo de trabalho digital.
O objetivo do MPS é claro: converter o custo caótico e variável da impressão em um custo fixo e previsível por página, enquanto acelera a digitalização e a segurança dos seus documentos.
5 Motivos Essenciais para Adotar o MPS e a Digitalização
1. Redução e Controle Total de Custos Variáveis
No modelo tradicional, sua empresa gasta com toners comprados a preços altos no varejo, manutenção de emergência e descarte de equipamentos. Com o MPS, todos esses custos são consolidados em um valor fixo por página impressa.
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Previsibilidade: O custo de impressão é transformado de variável para previsível, facilitando o orçamento e a gestão financeira.
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Tudo Incluso: O contrato cobre os equipamentos, a manutenção preventiva e corretiva, e todos os suprimentos (toners, peças), eliminando surpresas orçamentárias.
2. Otimização e Padronização do Parque de Equipamentos
A Suticon inicia o MPS com uma auditoria completa para identificar equipamentos antigos, ineficientes ou subutilizados.
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Equipamentos Certos no Local Certo: Impressoras de alto volume são substituídas por equipamentos modernos, robustos e multifuncionais, que consolidam as funções de impressão, cópia e scanner, reduzindo a quantidade total de máquinas e o consumo de energia.
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Monitoramento Remoto: A gestão é proativa. O software de monitoramento do MPS alerta a Suticon automaticamente quando o toner está acabando ou se há uma falha técnica. A reposição ou a manutenção são acionadas antes que o colaborador perceba o problema.
3. Segurança e Auditoria de Impressão
Impressoras são frequentemente negligenciadas como pontos de vulnerabilidade na rede. O MPS adiciona inteligência e segurança:
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Impressão Segura (Pull Printing): Os documentos só são impressos após o usuário se identificar na máquina (com crachá ou senha). Isso evita que documentos confidenciais fiquem esquecidos na bandeja e protege informações sensíveis (LGPD).
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Controle de Uso: O sistema permite definir cotas de impressão por usuário ou setor e registrar quem imprimiu o quê, ajudando a identificar e reduzir o desperdício de impressão desnecessária.
4. Aceleração da Jornada de Digitalização
Os equipamentos multifuncionais modernos (MFPs) não são apenas impressoras; são poderosos scanners integrados à rede. O MPS facilita o uso estratégico da digitalização:
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Fluxo de Trabalho Digital: O scanner pode ser configurado para enviar documentos diretamente para pastas específicas no Cloud, para sistemas ERP/CRM ou para fluxos de trabalho automatizados, eliminando a circulação de papel.
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Indexação Inteligente: Softwares de reconhecimento de texto (OCR) indexam documentos digitalizados, tornando-os pesquisáveis e fáceis de encontrar, agilizando processos e melhorando a conformidade documental.
5. Sustentabilidade e Green IT
A redução do consumo de papel e energia é um benefício direto e tangível do MPS, alinhando a empresa aos valores de sustentabilidade.
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Redução de Consumo: A política de cotas, a impressão segura e a otimização dos equipamentos incentivam a impressão consciente e a digitalização.
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Descarte Responsável: O MPS inclui o gerenciamento do descarte de suprimentos e equipamentos, garantindo que toners e impressoras antigas sejam reciclados de forma ecologicamente correta.
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